Золотое правило продуктивности

Сегодня я хочу вам рассказать об одном очень простом и одновременно очень важном правиле для тех, кто просто хочет жить более полноценной жизнью. Оно не сделает вас гением продуктивности, которые вдруг обнаружил в своих сутках 48 часов. Но оно сэкономит вам море времени, энергии, и поможет избежать некоторого количества разочарования и стресса. Итак:

Никогда не делайте одну и ту же работу дважды

В первый раз мне закралась мысль что я делаю что-то не так, когда я дала объявление о встрече мам с детьми в парке в группе мам в декрете, пару лет назад. Я предложила всем желающим написать мне email, и когда я пойму, сколько нас и какие у нас пожелания, то организую что-то и через неделю пришлю всем приглашения.

Мне писали, я читала, прикидывала что, куда и как. Когда пришли выходные я нашла место, где нам можно встретиться и… поняла, что список тех, кого надо приглашать разбросан в дебрях моего почтового ящика. Мне пришлось перечитывать все письма за последнюю неделю, чтобы собрать оттуда emails тех, кого надо пригласить. У меня это заняло больше часа – я получаю много писем.

Но я настоящий homo sapiens, которому нужно наступить на те же грабли несколько раз, чтобы понять, что что-то тут не то :). Поэтому через месяц или два я опять рыскала в ящике в поиске писем на какую-то конкретную тему, чтобы понять, кому надо написать. Но раза с третьего до меня дошло, и сейчас я подобных ошибок совершаю намного меньше.

Пара личных примеров

Я не претендую на звание гуру продуктивности – до гуру мне далеко, да я и не стремлюсь. Я просто хочу жить нормальной жизнью без ощущения, что дела меня поглотили; не тратить море времени впустую; и минимизировать вероятность epic fails где получится.

Правило двух минут

Я очень люблю это правило. Если вы можете что-то сделать сразу и быстро, сделайте это сразу я быстро, и забудьте об этом.

Labels

Когда мне приходят письма на конкретную тему, к которым надо будет вернуться, я просто помечаю их специальной меткой в email. Пример – ревью резюме.  Все приходящие письма с этой темой у меня помечены как #resume review. И когда приходит время публиковать очередное резюме, я просто открываю все письма с этой меткой, и публикую то, которое на очереди. Когда резюме опубликовано, я удаляю метку.

Если бы я этого не делала, то каждый раз мне бы приходилось лазить по ящику и искать очередное резюме для публикации. Это заняло бы кучу времени.

Встречи

Допустим, на совещании мы договариваемся, что нам надо провести еще одно совещание, скажем, через неделю. Идеально в этом случае назначить новое совещание сразу же, и больше к этому вопросу не возвращаться (правило двух минут). Это не всегда возможно (например, кто-то не уверен какие у него именно будут планы на следующей неделе и не может на 100% назвать удобное время), поэтому я делаю так. Я назначаю совещание все равно, чтобы больше к этому вопросу не возвращаться. И даю “Edit rights” всем участникам встречи. Если у кого-то что-то меняется, то они сами могут переиграть встречу на другое время, без моего участия.

Работа

Допустим, менеджер попросил меня что-то сделать. Я стараюсь максимально четко понять, что именно и почему ему нужно еще до того, как я начну это делать. В противном случае есть вероятность, что он скажет, что это не совсем то, что он имел ввиду и мне придется переделывать. Поэтому я пытаюсь понять что люди имеют ввиду сразу, а не додумывать.

Тут только учтите, что все должно быть в разумных пределах. Не надо просить менеджера писать детальную спецификацию задания :). Просто уточните какие-то моменты, которые могут быть неоднозначны. Потому, что есть еще одно золотое правило, просто немного из другой сферы – “Грузите вашего менеджера по-минимуму“. Но про него я расскажу как-нибудь в другой раз.